Orientações de Governança Corporativa
Missão do Conselho de Diretores
O Conselho de Diretores da Equifax Inc. atende aos interesses dos acionistas na administração e no crescimento de um negócio de sucesso, incluindo a otimização de retornos financeiros de longo prazo. O Conselho é responsável por dirigir a empresa de forma a garantir esse resultado. Esta é uma responsabilidade ativa, não passiva. O Conselho tem a responsabilidade de garantir que, nos momentos bons e difíceis, a administração esteja executando de forma competente suas responsabilidades. A responsabilidade do Conselho é monitorar regularmente a eficácia das políticas e decisões da administração, incluindo a execução de suas estratégias.
Além de cumprir suas obrigações para aumentar o valor para os acionistas, o Conselho tem responsabilidade com os clientes, funcionários e fornecedores da Equifax e com as comunidades onde opera – todos eles essenciais para um negócio lucrativo. Todas essas responsabilidades, no entanto, são baseadas na perpetuação bem-sucedida do negócio.
Orientações sobre Questões Significativas de Governança Corporativa
Seleção e Composição do Conselho
1. Critérios de Composição do Conselho
O Comitê de Governança é responsável por desenvolver e recomendar ao Conselho critérios para a seleção de diretores qualificados, incluindo critérios para a avaliação de candidatos apresentados pelos acionistas. Mais especificamente, os critérios a serem considerados incluem: o mais alto grau de integridade e padrões éticos; independência da administração; a capacidade de fornecer um julgamento sólido e informado; uma história de realizações que reflita padrões superiores; a disposição de dedicar tempo suficiente; e ser letrado financeiro. Além disso, nenhum membro do Conselho pode ocupar mais de um total de cinco conselhos de empresas negociadas publicamente (incluindo o Conselho da Empresa); desde que o diretor executivo (CEO) não pode ocupar mais de um total de três conselhos de empresas negociadas publicamente (incluindo o Conselho da Empresa).
O Comitê de Governança revisará com o Conselho, anualmente, as competências e características adequadas exigidas dos membros do Conselho no contexto das atuais circunstâncias do Conselho naquele momento. Essa avaliação deve incluir a consideração dos fatores julgados relevantes pelo Comitê de Governança e pelo Conselho, como questões de diversidade geográfica, gênero, idade e etnia, experiência educacional e profissional, competências (como compreensão de contabilidade, finanças, mercados, tecnologias, operações internacionais, governança corporativa, conhecimento do setor, segurança cibernética e outras disciplinas relevantes para o sucesso de uma grande empresa de capital aberto no atual ambiente de negócios) e outros compromissos do conselho. O histórico de um diretor individual deve ser complementar às necessidades da Empresa.
Cada diretor deve ter a capacidade e o desejo de representar os melhores interesses da Empresa e dos acionistas como um todo e não primariamente um grupo ou constituinte de interesse especial.
Cada diretor deve estar livre de qualquer conflito de interesse que viole leis ou regulamentos aplicáveis, ou interfira no desempenho correto de suas responsabilidades como diretor.
2. Seleção e Orientação de Novos Diretores
Sujeito às exigências da norma aplicável, o Comitê de Governança é responsável por recomendar ao Conselho uma lista de diretores para apresentação aos acionistas na reunião anual da Empresa, e também é responsável por considerar e fazer recomendações ao Conselho sobre candidatos a diretor submetidos pelos acionistas, de acordo com os procedimentos de nomeação dos estatutos e outras políticas ou procedimentos adotados pelo Comitê de Governança ou pelo Conselho em relação a indicações de acionistas. Anexados como Apêndices A, B e C, respectivamente, estão as disposições da Empresa para a eleição anual de diretores; votação da maioria para diretores em eleições não contestadas; e política de renúncia de diretor.
Sujeito às exigências da lei aplicável, o Conselho será responsável por selecionar os candidatos a diretor e recomendá-los para eleição pelos acionistas. Os acionistas podem submeter candidatos para consideração, conforme estabelecido na última declaração de voto por procuração. O Conselho delega o processo de triagem envolvido ao Comitê de Governança, com contribuição direta do Presidente do Conselho e do Diretor Executivo.
O Comitê de Governança supervisiona as atividades de orientação do diretor e de educação contínua do Conselho. O Conselho e a Empresa têm um processo de orientação para novos diretores que inclui materiais de referência, políticas aplicáveis da Empresa e reuniões com a alta gerência. As oportunidades de educação contínua para os diretores serão identificadas e os diretores incentivados a participar de atividades adequadas de educação contínua.
3. Estendendo o convite a um diretor em potencial para integrar o Conselho
O convite para integrar o Conselho deve ser estendido pelo próprio Conselho, através do Presidente do Comitê de Governança e do Presidente do Conselho.
Liderança do Conselho
4. Seleção de Presidente do Conselho e Diretor Executivo (CEO)
O Conselho deve ter liberdade para fazer essa escolha no maior interesse da Empresa. Portanto, o Conselho não tem uma política sobre se o papel do Presidente Executivo e do Presidente do Conselho deve ou não ser separado e, se for separado, se o Presidente do Conselho deve ser selecionado entre diretores não funcionários.
5. Diretor-Presidente
Se o Presidente do Conselho for o Diretor Executivo da Empresa, então um dos diretores não funcionários será nomeado como Diretor-Presidente. Além de presidir as sessões executivas dos diretores não funcionários descritos na Seção 15 abaixo, os poderes ou obrigações do Diretor-Presidente incluirão:
- informar ao Presidente do Conselho e ao Diretor Executivo de decisões tomadas e sugestões feitas em sessões executivas;
- convocar reuniões dos diretores não funcionários;
- presidir cada reunião do Conselho na qual seu Presidente não esteja presente;
- revisar e aprovar a agenda, o cronograma e os materiais;
- facilitar a comunicação entre os diretores não funcionários com o Presidente e o Diretor Executivo;
- reunir-se diretamente com funcionários de administração e não administrativos da Empresa; e
- se solicitado pelos principais acionistas, estar disponível para consultas e comunicação direta.
O Diretor-Presidente será eleito anualmente por maioria de votos dos diretores não funcionários após consulta com o Comitê de Governança. O Diretor-Presidente não terá obrigações ou responsabilidades maiores (fiduciárias ou outras) que as de outros diretores, pela razão de atuar como Diretor-Presidente.
Para os propósitos destas Orientações, “diretores não funcionários” significará somente os diretores que (1) não são funcionários atuais da Empresa, ou (2) não foram funcionários da Empresa a qualquer momento nos últimos cinco anos, além de emprego como Presidente ou CEO interino ou outro executivo.
Composição e Desempenho do Conselho
6. Tamanho do Conselho
O Conselho acredita que o número de diretores não deve exceder um número que possa funcionar eficientemente como um órgão. O Contrato Social e os Estatutos da Empresa estabelecem que o número de diretores deve variar de nove a vinte, e será fixado dentro de tal faixa pelo Conselho.
7. Diretores Internos e Externos
Em questões de governança corporativa, o Conselho pretende que as decisões sejam tomadas por diretores não funcionários.
8. Acesso a Assessores Independentes
No decurso do cumprimento dos seus deveres, o Conselho terá autoridade para acessar os recursos da Empresa, procurar orientação e assistência de consultores, consultoria jurídica, ou outros assessores independentes externos, conforme o Conselho, a seu exclusivo critério, considerar necessário ou adequado para o desempenho as suas obrigações.
9. Independência
É política do Conselho que uma maioria substancial de seus membros seja de diretores independentes. Para que um diretor seja considerado independente, o Conselho deve determinar que o diretor não tenha nenhum relacionamento relevante direto ou indireto com a Empresa. Os diretores independentes deverão atender às exigências de independência da lista da New York Stock Exchange (normas da NYSE) e outros padrões de independência aplicáveis a membros independentes do Conselho, conforme possam estar vigentes periodicamente sob as leis, normas ou regulamentos aplicáveis.
O Conselho estabeleceu orientações (anexadas como Apêndice D aqui) para ajudá-lo a determinar a independência dos diretores que estão em conformidade, ou são mais rigorosos do que os exigências de independência das normas atuais da NYSE. Além de aplicar essas orientações, o Conselho examinará todos os fatos e circunstâncias relevantes ao fazer uma determinação de independência, e não apenas do ponto de vista do diretor, mas também das pessoas ou organizações com as quais o diretor tiver uma filiação.
O Comitê de Governança e o Conselho monitorarão e revisarão a independência dos diretores, e o Conselho fará e divulgará publicamente sua determinação de independência para cada diretor, quando o diretor for eleito pela primeira vez para o Conselho, e anualmente após isso para todos os candidatos para eleição como diretor. Se o Conselho determinar que um diretor que satisfaz as normas da NYSE é independente, mesmo que ele ou ela não satisfaça todas as orientações de independência da Empresa, essa determinação será divulgada e explicada na próxima declaração de voto por procuração. Cada diretor ou diretora notificará o Conselho de qualquer mudança nas circunstâncias que possam colocar sua independência em questão. Se assim for notificado, o Conselho reavaliará, tão logo quanto possível, a independência desse diretor.
Os membros do Comitê de Auditoria e do Comitê de Remuneração, Recursos Humanos e Sucessão de Gerenciamento cumprirão adicionalmente os critérios de independência aplicáveis a eles, de acordo com as Normas 10A-3 e 10C-1 do Securities Exchange Act de 1934. É também o entendimento do Conselho que cada membro do Comitê de Remuneração, Recursos Humanos e Sucessão de Gerenciamento deva atender aos critérios para ser um “diretor não funcionário”, de acordo com a Norma 16b-3 do Securities Exchange Act de 1934, e ser um “diretor externo” na acepção da Seção 162(m) do Internal Revenue Code, na medida em que permaneça relevante.
10. Função de ex-Diretor Executivo
O Conselho acredita que essa é uma questão a ser decidida em circunstâncias individuais. Presume-se que, quando o Diretor Executivo renuncia a esse cargo, ele deve apresentar sua renúncia ao Conselho ao mesmo tempo. Se o indivíduo continua a atuar no Conselho é uma questão a ser determinada pelo Conselho.
11. Diretores que mudam sua responsabilidade do cargo atual
O Conselho acredita que diretores individuais que mudam significativamente a responsabilidade que detinham quando foram eleitos para o Conselho, devem enviar uma carta de renúncia ao Conselho.
O Conselho, no entanto, não acredita que os diretores que mudarem a posição que ocupavam quando entraram no Conselho deveriam deixar o Conselho em todas as instâncias. A pedido do Comitê de Governança e se ratificado pelo Conselho, um diretor pode continuar a atuar após uma mudança de responsabilidades do empregador ou do cargo ou de outros relacionamentos, se ele/ela continuar em uma posição ou em atividades comerciais ou profissionais, ou possuir qualificações especiais que o Comitê de Governança e o Conselho determinem ser de grande benefício para a Empresa.
12. Limites de Mandato
Embora limites de mandatos possam ajudar a garantir novas ideias e pontos de vista para o Conselho, eles têm a desvantagem de perder a contribuição de diretores que conseguiram desenvolver, durante um período de tempo, um maior conhecimento sobre a Empresa e suas operações e, portanto, fornecer uma crescente contribuição para o Conselho como um todo. Em conformidade, o Conselho não estabeleceu limites de prazo para a atividade de diretor.
Como alternativa aos limites de prazo, o Comitê de Governança, em conjunto com o Diretor Executivo e o Presidente do Conselho, analisará formalmente a contribuição de cada diretor para o Conselho anualmente. Isso também permitirá a cada diretor a oportunidade de confirmar convenientemente seu desejo de continuar como membro do Conselho.
13. Aposentadoria
O Conselho acredita que a idade atual de aposentadoria de 72 anos (idade de 65 anos para diretores funcionários) é adequada, conforme estipulado na Seção 2. 5 dos Estatutos. Sujeito ao parágrafo a seguir, os diretores não serão eleitos ou reeleitos para o Conselho após seu 72. º aniversário (65. º aniversário para Diretores que também sejam funcionários da Empresa) e atuarão até o término do seu mandato atual.
A pedido do Comitê de Governança, e se ratificado pelo Conselho, um diretor pode continuar a atuar após a data de aposentadoria compulsória, se ele/ela continuar em uma posição ou em atividades de negócios ou profissionais, ou possuir qualificações especiais que o Comitê de Governança e o Conselho determinarem que seja um benefício substancial para a Empresa.
14. Revisão da Remuneração do Conselho; Orientações sobre Propriedade de Ações de Diretor
O Comitê de Governança revisará anualmenteo status de remuneração do Conselho em relação a empresas comparáveis dos EUA com base nesses dados de referência, conforme julgue adequado, e fazer recomendações ao Conselho para aprovação de mudanças na remuneração do Conselho. Para criar uma ligação direta com o desempenho corporativo, o Conselho acredita que a equidade na Empresa deve constituir uma parte significativa da remuneração global de um diretor. Espera-se que os diretores possuam ações da Empresa, cujo valor seja pelo menos cinco vezes a retenção de caixa anual do Conselho, até o quinto aniversário da data em que o diretor for eleito pela primeira vez para o Conselho.
As alterações na remuneração do Conselho, se houver, serão feitas por aprovação do Conselho, com base na recomendação do Comitê de Governança.
15. Sessões Executivas de Diretores Externos
Os diretores não funcionários do Conselho se reunirão sem a presença da administração em cada reunião regularmente agendada do Conselho, e tais reuniões serão convocadas e presididas pelo Presidente Não Executivo do Conselho ou pelo Diretor-Presidente (conforme o caso). Se um ou mais diretores não funcionários também não forem diretores independentes, os diretores independentes se reunirão em sessão executiva pelo menos uma vez por ano, além de quaisquer reuniões de diretores não funcionários. O formato dessas reuniões incluirá, em parte, uma discussão com o Diretor Executivo em cada ocasião.
16. Avaliando o Desempenho do Conselho
O Comitê de Governança é responsável por comunicar anualmente ao Conselho uma avaliação do desempenho do Conselho. Isso deve ser feito após o final de cada ano fiscal e ao mesmo tempo que o relatório dos critérios de composição do Conselho. Essa avaliação deve ser da contribuição do Conselho como um todo e, especificamente, revisar áreas nas quais o Conselho e/ou a contribuição da administração possam ser melhoradas. Sua finalidade é aumentar a eficácia geral do Conselho e de seus Comitês.
17. Interação do Conselho com Investidores, Imprensa, Clientes, etc.
O Presidente do Conselho e o Diretor Executivo são responsáveis por estabelecer comunicação eficaz com os grupos de partes interessadas da Empresa, ou seja, acionistas, clientes, associados da Empresa, comunidades, fornecedores, credores, governos e parceiros corporativos. É política do Conselho que a administração fale geralmente em nome da Empresa. Esta política não impede diretores não funcionários, incluindo o Presidente Não Executivo do Conselho ou o Diretor-Presidente (conforme o caso) e os Presidentes de Comitês, de se reunirem ou se comunicarem com os acionistas da Empresa e outros grupos de partes interessadas, conforme adequado. Quando os comentários do Conselho forem adequados, eles geralmente virão do Presidente do Conselho.
A Conselho acredita que é importante que os diretores estejam disponíveis para as partes interessadas da Empresa, participando de cada Reunião Anual de Acionistas.
Os acionistas interessados em se comunicar diretamente com os membros do Conselho podem fazê-lo, escrevendo para eles aos cuidados da Secretária Corporativa (Corporate Secretary), Equifax Inc. , 1550 Peachtree Street, N. W. , Atlanta, Georgia 30309, Estados Unidos. A correspondência será encaminhada conforme orientação do acionista. A Empresa pode analisar primeiro tais comunicações e filtrar solicitações de bens e serviços e comunicações inadequadas semelhantes não relacionadas à Empresa ou seus negócios. Todas as preocupações relacionadas a auditoria ou assuntos contábeis serão encaminhadas ao Comitê de Auditoria.
Relacionamento do Conselho com a Administração
18. Participação regular de não diretores nas reuniões do Conselho
Com a orientação e o consentimento do Presidente do Conselho e do Diretor Executivo, o Conselho acolhe com prazer a participação em reuniões do Conselho de não membros do Conselho que sejam membros da administração.
19. Acesso do Conselho à Administração
Os membros do Conselho devem ter acesso completo à administração e aos funcionários da Empresa.
Os membros do Conselho garantirão, em seu julgamento, que o contato não atrapalhe as operações de negócios da Empresa.
Além disso, o Conselho incentiva a administração a, periodicamente, levar gerentes para as reuniões do Conselho que: (a) possam fornecer informações adicionais sobre os itens que estejam sendo discutidos devido ao envolvimento pessoal nessas áreas, e/ou (b) representem gerentes com potencial futuro, que a alta administração acredite que devam ser expostos ao Conselho.
Procedimentos de Reunião
20. Reuniões do Conselho – Agendamento e Participação
O Presidente do Conselho é responsável por agendar reuniões do Conselho. As reuniões podem ser agendadas como presenciais ou por telefone. O Conselho e os Comitês também podem atuar por consentimento unânime por escrito. Os diretores são responsáveis pela participação, seja presencial ou por telefone, em todas as reuniões do Conselho e dos Comitês nos quais eles atuem.
21. Seleção de Itens da Agenda para Reuniões do Conselho
O Presidente do Conselho e o Diretor Executivo estabelecerão a agenda para cada reunião do Conselho. Se o Diretor Executivo for o Presidente do Conselho, o Diretor-Presidente examinará e aprovará a agenda do Conselho. Cada membro do Conselho pode sugerir a inclusão de item(s) na agenda.
22. Materiais do Conselho Distribuídos Antecipadamente
É o senso do Conselho que as informações e os dados importantes para o entendimento do Conselho sobre o negócio sejam distribuídos por escrito ao Conselho antes que este se reúna. Como regra geral, apresentações sobre assuntos específicos devem ser enviadasaos membros do Conselho com antecedência para que o tempo de reunião do Conselho possa ser preservado e o tempo de discussão se concentre em questões que o Conselho tenha sobre o material.
Assuntos do Comitê
23. Número, Estrutura e Independência dos Comitês
O Comitê de Governança tem a responsabilidade de recomendar ao Conselho quais Comitês do Conselho devem formar, além da composição e responsabilidades de tais Comitês. Os atuais Comitês permanentes são: Auditoria; Executivo; Remuneração, Recursos Humanos e Sucessão de Gerenciamento; Governança; e Tecnologia. A composição do Comitê, com exceção do Comitê Executivo, deve consistir unicamentede diretores independentes e não funcionários.
24. Determinação e Rotação de Membros do Comitê
O Comitê de Governança é responsável, após consultar o Presidente do Conselho e o Diretor Executivo, e considerando as competências e desejos de membros individuais do Conselho, por recomendar ao Conselho a determinação de membros do Conselho para vários Comitês.
É de entendimento do Conselho que deve ser dada consideração aos membros rotativos do Comitê e aos presidentes dos Comitês periodicamente em intervalos de cinco anos, mas o Conselho não determina uma política para esta rotação, pois podem haver motivos para manter a composição do comitê com um diretor individual ou presidente da comissão por um período mais longo.
25. Frequência e Duração das Reuniões dos Comitês
Cada presidente de Comitê, em consulta com os outros membros do Comitê, e de acordo com os respectivos estatutos do comitê, determinará a frequência e a duração das reuniões do Comitê.
26. Agendas do Comitê
Cada presidente de Comitê, em consulta com os outros membros do Comitê e com a administração, desenvolverá e aprovará suas respectivas agendas do Comitê.
Desenvolvimento de Liderança
27. Avaliação Anual do Diretor Executivo
Os membros independentes do Conselho são responsáveis por avaliar o desempenho do Diretor Executivo anualmente. Esta avaliação deve se basear em: (a) critérios objetivos, incluindo o desempenho do Diretor Executivo em relação aos seus objetivos anuais; (b) o desempenho do negócio; e (c) outros fatores que os diretores independentes possam julgar adequados e relevantes. O Presidente Não Executivo do Conselho ou o Diretor Presidente (conforme o caso) conduzirá o processo de avaliação e comunicará os resultados ao Diretor Executivo. A avaliação será utilizada pelo Comitê de Remuneração, Recursos Humanos e Sucessão de Gerenciamento no decorrer de sua consideração da remuneração do Diretor Executivo.
28. Planejamento de Sucessões
O Presidente do Comitê de Remuneração, Recursos Humanos e Sucessão de Gerenciamento comunicará anualmente aos membros independentes do Conselho sobre o planejamento de sucessões. Também deverá estar disponível para o Presidente Não Executivo do Conselho ou para o Diretor-Presidente (conforme o caso), de forma contínua, a recomendação do Diretor Executivo quanto a um sucessor caso ele/ela seja inesperadamente impossibilitado de executar as obrigações do cargo, juntamente com uma análise de planos de desenvolvimento recomendados para esse indivíduo.
29. Desenvolvimento do Gerenciamento
O Diretor Executivo apresentará um relatório anual ao Conselho sobre o programa da Empresa para desenvolvimento de gerenciamento. Este relatório deve ser entregue ao Conselho ao mesmo tempo que o relatório de planejamento de sucessão mencionado acima.
30. Código de Ética e Programas de Conformidade; Confidencialidade
O Conselho espera que todos os diretores, executivos e funcionários atuem com os mais altos padrões de integridade e adiram às políticas da Empresa e ao código de conduta, ética e programa de conformidade aplicável. Os diretores também devem atuar sempre de acordo com as exigências do Código de Ética e Conduta Comercial da Empresa e programa de conformidade, incluindo sua política de negócios em bolsa baseados em informações privilegiadas. O Comitê de Auditoria do Conselho revisa e supervisiona anualmente a conformidade com os programas de ética e conformidade da Empresa.
Os procedimentos e deliberações do Conselho e seus comitês serão confidenciais. Cada diretor deve manter a confidencialidade das informações recebidas em conexão com sua atuação como diretor.
31. Dependência do Gerenciamento e Orientação Externos
No desempenho de suas funções, o Conselho terá o direito de confiar nas orientações, relatórios e opiniões da gestão, juristas, contadores, auditores e outros assessores especializados. Salvo disposição em contrário no estatuto de um Comitê, o Conselho terá autoridade para selecionar, reter, cancelar e aprovar os honorários e outros termos de retenção de seus assessores externos.
Revisado em 20 de março de 2018
Appendix A
Equifax Inc.
Director Resignation Policy
1. Introduction
This document describes the policy of the Board of Directors (the “Board”) of Equifax Inc. (the “Company”) with respect to certain situations in which an incumbent director standing for re-election by the Company’s shareholders does not receive a majority affirmative vote of the shares voting on his or her re-election.
2. Definitions
2.1. “Incumbent Director” means an incumbent director standing for re-election by the Company’s shareholders.
2.2. “Majority Affirmative Vote” means that, in an election in which a quorum is present, the number of votes cast “for” the re-election of an Incumbent Director is greater than the number of votes cast “against” the re-election of the Incumbent Director.
2.3. “Governance Committee” means the Governance Committee of the Board.
2.4. “Tendered Resignation” means a resignation tendered by an Incumbent Director pursuant to this policy.
2.5. “Uncontested Election” means an election of directors by the Company’s shareholders for which, as of a date that is ten (10) days in advance of the date that the Company files its definitive proxy statement with the Securities and Exchange Commission with respect to such election (regardless of whether such proxy statement is thereafter revised or supplemented), the number of nominees is less than or equal to the number of directors to be elected.
3. Action by Incumbent Director
3.1. An Incumbent Director who does not receive a Majority Affirmative Vote in an Uncontested Election shall promptly tender his or her resignation from the Board and from those Board committees on which the Incumbent Director serve.
3.2. For the avoidance of doubt, this policy is applicable only in the case of an Uncontested Election.
3.3. Any Incumbent Director who tenders his or her resignation pursuant to this policy shall not participate in the Governance Committee’s or the Board’s consideration of:
3.3.1. His or her Tendered Resignation; or
3.3.2. Except as provided in Section 7 (Tendered Resignation by Majority) below, in the consideration of the resignation of any other director tendered pursuant to this policy in connection with the same election of directors in which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote.
3.4. An Incumbent Director may provide the Governance Committee and/or the Board with any information that he or she deems relevant to the consideration of his or her Tendered Resignation.
4. Recommendation by Governance Committee
4.1. The Governance Committee shall consider the Tendered Resignation and, no later than sixty (60) days following the shareholders’ meeting at which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote, shall recommend to the Board the action or actions to be taken with respect to the Tendered Resignation.
4.2. The Governance Committee may recommend, among other things, that the Board:
4.2.1. Accept the Tendered Resignation
4.2.2. Delay acceptance of the Tendered Resignation for a reasonable period of time sufficient to recruit and elect a new director.
4.2.3. Reject the Tendered Resignation but address the underlying reasons for the failure of the Incumbent Director to receive a Majority Affirmative Vote; or
4.2.4. Reject the Tendered Resignation without further action.
4.3. If the Governance Committee recommends that the Board accept the Tendered Resignation, the Governance Committee shall also recommend to the Board whether to fill the vacancy resulting from the resignation or to reduce the size of the Board.
4.4. In considering a Tendered Resignation, the Governance Committee may consider those factors it deems relevant to its recommendation, including but not limited to the following:
4.4.1. The underlying reasons for the failure of the Incumbent Director to receive a Majority Affirmative Vote;
4.4.2. The tenure and qualifications of the Incumbent Director;
4.4.3. The Incumbent Director’s past and expected future contributions to the Board;
4.4.4. The other policies of the Board; and
4.4.5. The overall composition of the Board, including whether accepting the Tendered Resignation would cause the Company to fail to meet the requirements of any law, regulation, or rule, including but not limited to the regulations of the Securities and Exchange Commission or the rules of any exchange on which the Company’s shares are listed or traded.
5. Action by Board
5.1. The Board shall act on the recommendation of the Governance Committee no later than ninety (90)days following the shareholders’ meeting at which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote.
5.2. In considering the Governance Committee’s recommendation, the Board may consider those factors considered by the Governance Committee, as well as any other factors that the Board deems to be relevant.
6. Summary; Public Announcement
6.1. This policy will be summarized or included in each proxy statement relating to the election of directors of the Company.
6.2. Following the Board’s decision, the Company will promptly publicly announce the Board’s decision. The announcement shall include an explanation of the process by which the decision was reached and, if applicable, the reasons for rejecting the Tendered Resignation.
7. Tendered Resignation by Majority
If, in any Uncontested Election, a majority of the members of the Governance Committee are required to tender their resignation pursuant to this policy, then:
7.1. If the number of independent directors who are not required to tender their resignation in connection with the Uncontested Election is three or more, the Board shall appoint a committee, which shall be comprised of at least three independent directors who are not required to tender their resignation as selected by the independent directors who are not required to tender their resignation, for the purpose of considering the Tendered Resignations in accordance with this policy;
7.2. If the number of independent directors who are not required to tender their resignation in connection with the Uncontested Election is less than three, the Board shall appoint a committee, which shall be comprised of all independent directors, regardless of whether they are required to tender their resignation, for the purpose of considering the Tendered Resignations in accordance with this policy, provided that each independent director required to tender his or her resignation shall recuse himself or herself from consideration of his or her Tendered Resignation. The committee shall make the recommendation contemplated to be made by the Governance Committee to the Board under this policy.
Appendix B
APPENDIX B TO EQUIFAX INC.
GUIDELINES ON SIGNIFICANT CORPORATE GOVERNANCE ISSUES
Guidelines for Determining the Independence of Directors
The Board of Directors of Equifax Inc. (“Equifax”) believes that a majority of its members should be independent directors. The Board annually reviews all commercial and charitable relationships that directors may have with Equifax to determine whether our directors are, in fact, independent. To assist it in determining director independence, the Board has established the following guidelines that are consistent with the current listing standards of the New York Stock Exchange:
- A director will not be considered independent if, within the preceding three years,
- the director was an employee of, or an immediate family member of the director was an executive officer of, Equifax;
- the director, or an immediate family member of the director, has received during any 12-month period more than $120,000 in direct compensation from Equifax, other than director and committee fees and pension or other forms of deferred compensation for prior service to Equifax (provided such compensation is not contingent in any way on continued service);
- the director, or an immediate family member of the director, is or was employed as an executive officer of another company where any of Equifax’s present executive officers at the same time serves or served on that company’s Compensation Committee; or
- the director is a current employee, or an immediate family member is a current executive officer, of a company that has made payments to, or received payments from, Equifax for property or services in an amount which exceeds or exceeded the greater of $1 million, or 2% of such other company’s consolidated gross revenues.
- A director will not be considered independent if (i) the director is a current partner or employee of the firm that is Equifax’s internal or external auditor; (ii) the director has an immediate family member who is a current partner of such a firm; (iii) the director has an immediate family member who is a current employee of such a firm and personally works on Equifax’s audit; or (iv) the director or an immediate family member was within the last three years a partner or employee of such a firm and personally worked on Equifax’s audit within that time.
- The following commercial or charitable relationships will not, by themselves, impair a director’s independence:
- a director is an executive officer of another company which is indebted to Equifax, or to which Equifax is indebted, and the total amount of either company’s indebtedness to the other is less than two percent of the total consolidated assets of the company he or she serves as an executive officer;
- - a director serves as an officer, director or trustee of a charitable organization and the charitable contributions of Equifax or the Equifax Foundation to such organization are less than the greater of (i) $100,000 or (ii) two percent of the organization’s total annual charitable receipts (Equifax or Equifax Foundation automatic matching of employee charitable contributions will not be included in the amount of Equifax or Equifax Foundation contributions for this purpose); and
- a director is an executive officer of another company that does business with Equifax and the annual revenue derived from that business by either company accounts for less than (i) $1,000,000 or (ii) two percent, whichever is greater, of the consolidated gross revenues of such company.
- For relationships not covered by these guidelines, the determination of whether the relationship is material or not, and therefore whether the director would be independent or not, shall be made by the directors who satisfy the independence guidelines set forth above. Equifax will explain in its proxy statement the basis for any determination by the Board that a relationship is not material if the relationship does not satisfy one of the specific categories of immaterial relationships identified above.
- Audit Committee members may not accept, directly or indirectly, any consulting, advisory or other compensatory fee from us (other than director fees and pension or other deferred compensation for prior service to Equifax.
- Compensation, Human Resources & Management Succession Committee members must be independent in accordance with Section 952 of the Dodd-Frank Act and applicable NYSE listing requirements which require, among other things, a determination as to the source of compensation of the member, including any consulting, advisory or other compensatory fee paid by Equifax, whether the member is affiliated with Equifax, a subsidiary of Equifax or an affiliate.
Appendix C
Equifax Inc.
Director Resignation Policy
1. Introduction
This document describes the policy of the Board of Directors (the “Board”) of Equifax Inc. (the “Company”) with respect to certain situations in which an incumbent director standing for re-election by the Company’s shareholders does not receive a majority affirmative vote of the shares voting on his or her re-election.
2. Definitions
2.1. “Incumbent Director” means an incumbent director standing for re-election by the Company’s shareholders.
2.2. “Majority Affirmative Vote” means that, in an election in which a quorum is present, the number of votes cast “for” the re-election of an Incumbent Director is greater than the number of votes cast “against” the re-election of the Incumbent Director.
2.3. “Governance Committee” means the Governance Committee of the Board.
2.4. “Tendered Resignation” means a resignation tendered by an Incumbent Director pursuant to this policy.
2.5. “Uncontested Election” means an election of directors by the Company’s shareholders for which, as of a date that is ten (10) days in advance of the date that the Company files its definitive proxy statement with the Securities and Exchange Commission with respect to such election (regardless of whether such proxy statement is thereafter revised or supplemented), the number of nominees is less than or equal to the number of directors to be elected.
3. Action by Incumbent Director
3.1. An Incumbent Director who does not receive a Majority Affirmative Vote in an Uncontested Election shall promptly tender his or her resignation from the Board and from those Board committees on which the Incumbent Director serves.
3.2. For the avoidance of doubt, this policy is applicable only in the case of an Uncontested Election.
3.3. Any Incumbent Director who tenders his or her resignation pursuant to this policy shall not participate in the Governance Committee’s or the Board’s consideration of:
3.3.1. His or her Tendered Resignation; or
3.3.2. Except as provided in Section 7 (Tendered Resignation by Majority) below, in the consideration of the resignation of any other director tendered pursuant to this policy in connection with the same election of directors in which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote.
3.4. An Incumbent Director may provide the Governance Committee and/or the Board with any information that he or she deems relevant to the consideration of his or her Tendered Resignation.
4. Recommendation by Governance Committee
4.1. The Governance Committee shall consider the Tendered Resignation and, no later than sixty (60) days following the shareholders’ meeting at which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote, shall recommend to the Board the action or actions to be taken with respect to the Tendered Resignation.
4.2. The Governance Committee may recommend, among other things, that the Board:
4.2.1. Accept the Tendered Resignation;
4.2.2. Delay acceptance of the Tendered Resignation for a reasonable period of time sufficient to recruit and elect a new director;
4.2.3. Reject the Tendered Resignation but address the underlying reasons for the failure of the Incumbent Director to receive a Majority Affirmative Vote; or
4.2.4. Reject the Tendered Resignation without further action.
4.3. If the Governance Committee recommends that the Board accept the Tendered Resignation, the Governance Committee shall also recommend to the Board whether to fill the vacancy resulting from the resignation or to reduce the size of the Board.
4.4. In considering a Tendered Resignation, the Governance Committee may consider those factors it deems relevant to its recommendation, including but not limited to the following:
4.4.1. The underlying reasons for the failure of the Incumbent Director to receive a Majority Affirmative Vote;
4.4.2. The tenure and qualifications of the Incumbent Director;
4.4.3. The Incumbent Director’s past and expected future contributions to the Board;
4.4.4. The other policies of the Board; and
4.4.5. The overall composition of the Board, including whether accepting the Tendered Resignation would cause the Company to fail to meet the requirements of any law, regulation, or rule, including but not limited to the regulations of the Securities and Exchange Commission or the rules of any exchange on which the Company’s shares are listed or traded.
5. Action by Board
5.1. The Board shall act on the recommendation of the Governance Committee no later than ninety (90) days following the shareholders’ meeting at which the Incumbent Director did not receive a Majority Affirmative Vote.
5.2. In considering the Governance Committee’s recommendation, the Board may consider those factors considered by the Governance Committee, as well as any other factors that the Board deems to be relevant.
6. Summary; Public Announcement
6.1. This policy will be summarized or included in each proxy statement relating to the election of directors of the Company.
6.2. Following the Board’s decision, the Company will promptly publicly announce the Board’s decision. The announcement shall include an explanation of the process by which the decision was reached and, if applicable, the reasons for rejecting the Tendered Resignation.
7. Tendered Resignation by Majority
If, in any Uncontested Election, a majority of the members of the Governance Committee are required to tender their resignation pursuant to this policy, then:
7.1. If the number of independent directors who are not required to tender their resignation in connection with the Uncontested Election is three or more, the Board shall appoint a committee, which shall be comprised of at least three independent directors who are not required to tender their resignation as selected by the independent directors who are not required to tender their resignation, for the purpose of considering the Tendered Resignations in accordance with this policy;
7.2. If the number of independent directors who are not required to tender their resignation in connection with the Uncontested Election is less than three, the Board shall appoint a committee, which shall be comprised of all independent directors, regardless of whether they are required to tender their resignation, for the purpose of considering the Tendered Resignations in accordance with this policy, provided that each independent director required to tender his or her resignation shall recuse himself or herself from consideration of his or her Tendered Resignation. The committee shall make the recommendation contemplated to be made by the Governance Committee to the Board under this policy.
Appendix D
Appendix D to Equifax Inc. Guidelines on Significant Corporate Governance Issues
Guidelines for Determining the Independence of Directors
The Board of Directors of Equifax Inc. (“Equifax”) believes that a majority of its members should be independent non-employee directors. The Board annually reviews all commercial and charitable relationships that directors may have with Equifax to determine whether our directors are, in fact, independent. To assist it in determining director independence, the Board has established the following guidelines that are consistent with the current listing standards of the New York Stock Exchange:
- A director will not be considered independent if, within the preceding three years,
- the director was an employee of, or an immediate family member of the director was an executive officer of, Equifax;
- the director, or an immediate family member of the director, has received during any 12-month period more than $120,000 in direct compensation from Equifax, other than director and committee fees and pension or other forms of deferred compensation for prior service to Equifax (provided such compensation is not contingent in any way on continued service);
- the director, or an immediate family member of the director, is or was employed as an executive officer of another company where any of Equifax’s present executive officers at the same time serves or served on that company’s Compensation Committee; or
- the director is a current employee, or an immediate family member is a current executive officer, of a company that has made payments to, or received payments from, Equifax for property or services in an amount which exceeds or exceeded the greater of $1 million, or 2% of such other company’s consolidated gross revenues.
- A director will not be considered independent if (i) the director is a current partner or employee of the firm that is Equifax’s internal or external auditor; (ii) the director has an immediate family member who is a current partner of such a firm; (iii) the director has an immediate family member who is a current employee of such a firm and personally works on Equifax’s audit; or (iv) the director or an immediate family member was within the last three years a partner or employee of such a firm and personally worked on Equifax’s audit within that time.
- A director will not be considered independent if (i) the director is a current partner or employee of the firm that is Equifax’s internal or external auditor; (ii) the director has an immediate family member who is a current partner of such a firm; (iii) the director has an immediate family member who is a current employee of such a firm and personally works on Equifax’s audit; or (iv) the director or an immediate family member was within the last three years a partner or employee of such a firm and personally worked on Equifax’s audit within that time.
- The following commercial or charitable relationships will not, by themselves, impair a director’s independence:
- a director is an executive officer of another company which is indebted to Equifax, or to which Equifax is indebted, and the total amount of either company’s indebtedness to the other is less than two percent of the total consolidated assets of the company he or she serves as an executive officer;
- a director serves as an officer, director or trustee of a charitable organization and the charitable contributions of Equifax or the Equifax Foundation to such organization are less than the greater of (i) $100,000 or (ii) two percent of the organization’s total annual charitable receipts (Equifax or Equifax Foundation automatic matching of employee charitable contributions will not be included in the amount of Equifax or Equifax Foundation contributions for this purpose); and
- a director is an executive officer of another company that does business with Equifax and the annual revenue derived from that business by either company accounts for less than (i) $1,000,000 or (ii) two percent, whichever is greater, of the consolidated gross revenues of such company.
- For relationships not covered by these guidelines, the determination of whether the relationship is material or not, and therefore whether the director would be independent or not, shall be made by the directors who satisfy the independence guidelines set forth above. Equifax will explain in its proxy statement the basis for any determination by the Board that a relationship is not material if the relationship does not satisfy one of the specific categories of immaterial relationships identified above.
- Audit Committee members may not accept, directly or indirectly, any consulting, advisory or other compensatory fee from us (other than director fees and pension or other deferred compensation for prior service to Equifax).
- Compensation, Human Resources & Management Succession Committee members must be independent in accordance with Section 952 of the Dodd-Frank Act and applicable NYSE listing requirements which require, among other things, a determination as to the source of compensation of the member, including any consulting, advisory or other compensatory fee paid by Equifax, whether the member is affiliated with Equifax, a subsidiary of Equifax or an affiliate.